Вступ
Це повідомлення про конфіденційність (“Повідомлення”) описує типи інформації, яку ми збираємо та використовуємо, про кого ця інформація стосується, як і чому ми використовуємо таку інформацію, з ким ми ділимося нею, а також ваші законні права. Коли ми говоримо про інформацію в цьому Повідомленні, ми маємо на увазі будь-яку інформацію, що стосується вас, прямо чи опосередковано. Якщо не вказано інше, це Повідомлення застосовується до всіх наших веб-сайтів, доменів, а також до надання нами юридичних послуг та допомоги (“Послуги”).
Хто несе відповідальність за вашу інформацію? Good & Murray Smith Solicitors несе відповідальність за вашу інформацію.
Це Повідомлення стосується юридичної фірми Good & Murray Smith Solicitors, партнерства, розташованого за адресою Grafton Buildings, 34 Grafton Street, Dublin 2, D02 XY06, яка є контролером даних для цілей цього Повідомлення. Коли ми говоримо “GMS”, “ми”, “нас” або “наш”, ми маємо на увазі контролера вашої інформації.
Якщо ви хочете зв’язатися з нами і спробувати скористатися своїми правами, описаними нижче, будь ласка, зв’яжіться з нами за адресою gms@goodmurraysmith.ie.
На кого поширюється це повідомлення
Ми збираємо та обробляємо інформацію, яка стосується різних категорій осіб. До них належать особи, які можуть не мати прямого відношення до GMS. Нижче ми описали основні типи осіб, чию інформацію ми збираємо, використовуємо та обробляємо іншим чином:
Клієнти та пов’язані з ними особи: Ми збираємо та використовуємо інформацію про наших потенційних, поточних та колишніх клієнтів. Ми також збираємо та використовуємо інформацію про осіб, пов’язаних з клієнтами, таких як їхні працівники, партнери, директори, секретарі компаній, акціонери або бенефіціарні власники, а також, у випадку приватних клієнтів, їхні бенефіціари, утриманці та найближчі родичі.
Фізичні особи, чия інформація має відношення до юридичних консультацій та допомоги, які ми надаємо: Ми також збираємо, використовуємо та іншим чином обробляємо інформацію, що стосується фізичних осіб, якщо ми або наші клієнти вважаємо, що їхня інформація має відношення до юридичних консультацій та допомоги, які ми надаємо нашим клієнтам. Наприклад, під час судових процесів ми збираємо або отримуємо інформацію, що стосується позивачів, заявників, відповідачів, сторін, що повідомляють, третіх осіб, адвокатів, барристерів, свідків, свідків-експертів, серверів виклику до суду та постачальників послуг, таких як стенографістки та приватні детективи.
Ділові та маркетингові контакти: Під час надання та маркетингу наших Послуг ми також збираємо та використовуємо інформацію про осіб, які звертаються до нас, відвідувачів наших офісів, запрошених або відвідувачів заходів, одержувачів електронної пошти та інших ділових і маркетингових контактів.
Від кого ми отримуємо інформацію
Ми отримуємо вашу інформацію з різних джерел, у тому числі від третіх осіб. Наприклад, у процесі надання юридичних послуг ми можемо отримати вашу інформацію від наших клієнтів, інших юристів та юридичних фірм, адвокатів, страхових компаній, експертів, лікарів, актуаріїв, свідків, серверів виклику до суду, приватних детективів, у процесі розкриття інформації, державних департаментів, державних та напівдержавних органів, державних реєстрів та баз даних (таких як Реєстраційне бюро компаній та Земельний кадастр), загальнодоступної інформації та пошуку в Інтернеті, наприклад, з професійних медіа-профілів, загальнодоступних профілів у соціальних мережах та судових баз даних.
Інформація, яку ми збираємо, і як ми її використовуємо
Під час надання Послуг ми збираємо або отримуємо інформацію різними способами і стосовно різних груп осіб (описаних вище). Ми використовуємо цю інформацію для ряду цілей, включаючи ті, що описані нижче.
Надання юридичних послуг: Якщо ви є клієнтом GMS, ми збиратимемо та використовуватимемо інформацію про вас. Хоча більша частина цієї інформації буде стосуватися конкретно типу(ів) юридичних послуг, які ми вам надаємо, ми також будемо використовувати інформацію в рамках наших адміністративних, фінансових та операційних процесів. Ця інформація може включати ваші контактні дані, платіжну та фінансову інформацію, маркетингові профілі, в тому числі інформацію про події та комунікації, які, на нашу думку, можуть вас зацікавити, а також інформацію про управління відносинами з клієнтами та зворотній зв’язок, на додаток до інформації, яку ви надаєте нам, щоб ми могли надавати вам юридичні послуги. Ми також збиратимемо та оброблятимемо інформацію щодо протидії відмиванню коштів (описано нижче). Здійснюючи цю обробку, ми покладаємося на такі правові підстави: договірна необхідність, дотримання наших юридичних зобов’язань та законних інтересів (описані нижче).
Якщо ви не є клієнтом GMS, ми також можемо збирати, використовувати та іншим чином обробляти вашу інформацію в процесі надання юридичних консультацій та допомоги нашим клієнтам, якщо ми або наші клієнти вважаємо, що ваша інформація має відношення до юридичних консультацій та допомоги, які ми надаємо нашим клієнтам. Точна інформація в цьому відношенні буде залежати від того, які юридичні консультації та допомогу ми надаємо. Наприклад, якщо ми консультуємо щодо позову або спору, в якому ви берете участь, інформація буде включати будь-яку інформацію про вас, яка має відношення до цього позову. Здійснюючи цю обробку, ми покладаємося на такі правові підстави: дотримання наших юридичних зобов’язань і законних інтересів (описані нижче).
Відповідність AML: Ми можемо збирати та використовувати вашу інформацію в контексті дотримання законів про боротьбу з відмиванням грошей (AML) та наших регуляторних зобов’язань. Сюди входить інформація, що посвідчує вашу особу та підтверджує вашу адресу. Акціонери, які володіють більш ніж 25% акцій компанії і проживають за межами Ірландії, зобов’язані заповнити анкету політично значущих осіб (PEP). Інформація з питань протидії відмиванню коштів може бути надіслана іншим юристам та юридичним фірмам, які покладаються на нашу практику збору інформації з питань протидії відмиванню коштів. Крім того, ми можемо отримувати інформацію з питань протидії відмиванню коштів від інших юридичних фірм. Здійснюючи таку обробку, ми покладаємося на такі правові підстави: дотримання наших юридичних зобов’язань.
Веб-сайти та додатки: Якщо ви відвідуєте наш веб-сайт, ми можемо збирати певну інформацію про вас. Зазвичай, якщо ви не надаєте нам інформацію, наприклад, через онлайн-форму, ми збираємо лише технічну інформацію та інформацію, пов’язану з використанням вами нашого веб-сайту. Ми робимо це, щоб захистити наш веб-сайт, зрозуміти, як ви їх використовуєте, і проаналізувати, як ми можемо їх покращити. Більш детальну інформацію можна знайти в Політиці використання файлів cookie на нашому веб-сайті. За вашою згодою, наприклад, підпискою на е-журнали чи блоги або реєстрацією на наші події, матеріали чи сповіщення про події, ми можемо надсилати вам оновлення, запрошення та маркетингові матеріали. Ми також можемо робити це, якщо ви є нашим клієнтом або колишнім клієнтом, і ви завжди матимете право відписатися від таких повідомлень. Якщо ми це зробимо, ми також будемо збирати інформацію про вашу взаємодію з такими повідомленнями. Здійснюючи цю обробку, ми покладаємося на такі правові підстави: законні інтереси.
Заходи: Коли ви реєструєтесь або відвідуєте захід, організований GMS або спільно з нею, ми збираємо певну інформацію про вас, зокрема ваші контактні дані, вашу посаду та роботодавця, а також інформацію про захід, який ви відвідали. Ми можемо надсилати вам електронні листи та повідомлення про захід, а також інші події та інформацію, яка, на нашу думку, може вас зацікавити. Якщо ви відвідаєте захід, ми можемо зафіксувати ваше зображення на фотографіях і відео. Якщо ви заперечуєте проти цього, будь ласка, зв’яжіться з нами за адресою gms@goodmurraysmith.ie або повідомте про це одного з наших співробітників на заході (наприклад, ви можете сказати про це фотографу під час фотографування). Загалом, ми використовуємо вашу інформацію в контексті заходу, а також для майбутніх маркетингових заходів, якщо ви не заперечуєте проти такого використання. Здійснюючи цю обробку, ми спираємося на такі правові підстави: законні інтереси.
Відвідувачі будівлі: Якщо ви відвідуєте наші офіси, ваше зображення може бути зафіксоване камерами відеоспостереження. Камери відеоспостереження встановлені в наших офісах для забезпечення безпеки, охорони та адміністративних цілей. При здійсненні такої обробки ми можемо покладатися на такі правові підстави: договірна необхідність, законні інтереси та дотримання наших юридичних зобов’язань.
CRM та ділові контакти: Якщо ви є поточним або колишнім клієнтом або погодилися, що ми можемо підтримувати з вами зв’язок щодо оновлень і подій, ми включимо вашу інформацію в нашу базу даних CRM. Ми робимо це для того, щоб підтримувати з вами зв’язок, наприклад, надсилати вам повідомлення, опитування та маркетингові матеріали про наші події та Послуги; визначати, які інші події або Послуги, на нашу думку, можуть вас зацікавити; а також розуміти, як ви користуєтеся нашими Послугами. Ми також зберігаємо ділову контактну інформацію, включаючи інформацію про зустрічі та спілкування між нашими співробітниками і вами в минулому для цілей бізнес-аналітики. Ми можемо отримати вашу ділову контактну інформацію безпосередньо від вас як клієнта або з візитних карток, або ж ми можемо отримати вашу інформацію зі сторонніх джерел, наприклад, з вашого веб-сайту або профілю в професійній мережі. Здійснюючи цю обробку, ми покладаємося на такі правові підстави: законні інтереси.
Конфіденційна інформація
Під час надання Послуг, зокрема юридичних послуг, ми можемо обробляти певну інформацію, яка підлягає особливому захисту відповідно до законодавства ЄС. Наприклад, у контексті судових процесів або спорів, особливо у сфері охорони здоров’я, ми можемо обробляти інформацію, що стосується здоров’я (наприклад, ваш стан здоров’я), генетики, раси, релігійних переконань, статевого життя, сексуальної орієнтації або членства в профспілці. Ця інформація може стосуватися клієнта, позивача, свідка або особи, яка іншим чином пов’язана зі справою або іншим юридичним питанням. Аналогічно, якщо ми представляємо вас у кримінальній справі, ми збиратимемо інформацію про передбачувані правопорушення та будь-яку пов’язану з ними кримінальну історію. У контексті наших зобов’язань щодо протидії відмиванню коштів, ми можемо обробляти інформацію, пов’язану з політичними поглядами або судимістю за кримінальні злочини. При обробці цієї інформації ми покладаємося на винятки, що містяться в статті 9 GDPR і в Законі про захист даних 2018 року.
Інформація, яку ви надаєте нам про інших людей
Якщо ви надаєте нам інформацію про будь-яку іншу особу, окрім себе, ви повинні переконатися, що у вас є законні підстави для цього і що ви виконали свої зобов’язання щодо прозорості відповідно до законодавства про захист даних. Наприклад, ірландський Закон про захист даних 2018 року передбачає, що обробка спеціальних категорій персональних даних є законною, якщо вона: необхідна для надання або отримання юридичної консультації або для цілей або у зв’язку з судовими позовами, потенційними судовими позовами, судовими процесами або потенційними судовими процесами, або іншим чином необхідна для цілей встановлення, здійснення або захисту законних прав.
Ви також повинні намагатися обмежити особисту інформацію, яку ви нам надаєте, лише тією, яка, на вашу думку, необхідна для того, щоб ми могли надати вам юридичну консультацію та допомогу.
Наші правові основи
Для того, щоб збирати, використовувати, передавати та іншим чином обробляти вашу інформацію для цілей, описаних у цьому Повідомленні, ми покладаємося на низку правових підстав, деякі з яких згадані вище, включаючи випадки, коли необхідно для виконання договору, укладеного з вами, наприклад, наших Умов залучення, і надання Послуг (вище ми називаємо це договірною необхідністю); ви дали згоду на обробку (в цьому випадку ви можете відкликати свою згоду в будь-який час); необхідно для дотримання нами юридичних зобов’язань або для встановлення, здійснення або захисту юридичних претензій; необхідно для захисту ваших життєво важливих інтересів або інтересів інших осіб; необхідно в суспільних інтересах; необхідна для цілей законних інтересів GMS або третьої сторони, таких як інтереси клієнтів, партнерів, співробітників або інших осіб, за умови, що ці інтереси не переважають над вашими інтересами або основними правами і свободами; Ірландський закон про захист даних 2018 року передбачає, що обробка спеціальних категорій персональних даних і даних за статтею 10 (в широкому сенсі, даних, що стосуються кримінальних вироків) повинна бути законною, якщо така обробка є законною: необхідна для цілей надання або отримання юридичної консультації або для цілей або у зв’язку з судовими позовами, потенційними судовими позовами, судовими процесами або потенційними судовими процесами, або іншим чином необхідна для цілей встановлення, здійснення або захисту юридичних прав.
Ми будемо покладатися на ці винятки в Законі 2018 року та інші винятки в статті 9 GDPR при обробці спеціальних категорій персональних даних.
Законні інтереси
Коли ми збираємо, використовуємо, розкриваємо та іншим чином обробляємо вашу інформацію на основі законних інтересів, ми можемо покладатися на наступні інтереси:
Надання юридичних послуг: Ми використовуємо вашу інформацію для реалізації законних інтересів наших клієнтів та інших постраждалих осіб в отриманні та/або використанні юридичних консультацій та допомоги, а також наших інтересів у наданні юридичних консультацій та допомоги нашим клієнтам.
Забезпечення безпеки наших Сервісів: Ми використовуємо вашу інформацію в певних випадках, коли це необхідно для реалізації наших і ваших законних інтересів щодо забезпечення безпеки деяких наших Сервісів, таких як наші домени, веб-сайти, додатки, офіси та заходи. Наприклад, ми збираємо IP-адреси та обробляємо файли журналів, щоб убезпечити наш веб-сайт і додатки від шахрайського доступу.
Маркетинг наших Сервісів: Ми використовуємо вашу інформацію в міру необхідності для реалізації наших законних інтересів у просуванні наших Сервісів. Наприклад, якщо це дозволено законом про цифровий маркетинг, ми можемо зв’язатися з вами електронною поштою, щоб повідомити про майбутні події, які можуть вас зацікавити.
Надання, вдосконалення та розвиток Сервісів: Ми використовуємо Вашу інформацію в міру необхідності для реалізації наших законних інтересів у наданні та вдосконаленні наших Послуг. Наприклад, якщо ви є клієнтом, ми можемо надіслати вам опитування або анкету, щоб зрозуміти ваш досвід отримання юридичних послуг від GMS.
Надання інформації про себе
Під час надання Послуг ми ділимося інформацією з різними третіми сторонами, включаючи постачальників послуг, клієнтів, посередників, арбітрів, перекладачів, кур’єрів, адвокатів, інших юристів та юридичних фірм, незалежних експертів, свідків, лікарів страхових компаній, актуаріїв, служби виклику до суду, приватних детективів, урядові відомства, регуляторні органи, а також статутні та державні органи.
Ми робимо це на основі правових підстав і винятків, згаданих у цьому Повідомленні.
Експерти, консультанти, юристи та інші особи, пов’язані з наданням юридичних послуг: Ми ділимося вашою інформацією з різними третіми сторонами, щоб ми могли надавати юридичні послуги нашим клієнтам. Це може включати передачу вашої інформації клієнтам, іншим юристам та юридичним фірмам, адвокатам, страховим компаніям, експертам, лікарям, актуаріям, свідкам, посередникам, серверам судових повісток та приватним детективам, у тому числі одержувачам, розташованим за межами ЄЕЗ.
Суди, регуляторні та державні органи: Ми передаємо вашу інформацію судам, регуляторним, державним та законодавчим органам з різних причин, зокрема, коли це необхідно для надання юридичних послуг нашим клієнтам, а також коли це необхідно для дотримання правових або регуляторних зобов’язань.
Юридичні причини та міркування безпеки: Ми можемо утримувати, зберігати або передавати вашу інформацію, якщо у нас є обґрунтовані підстави вважати, що це необхідно для (а) відповіді, відповідно до чинного законодавства, на законний запит (наприклад, повістку до суду, ордер на обшук, постанову суду або інший запит від уряду або правоохоронних органів); (b) виявлення, розслідування, запобігання та усунення шахрайства та іншої незаконної діяльності, безпеки або технічних проблем; (c) захист наших прав, власності або безпеки; (d) забезпечення виконання наших Умов надання послуг або будь-яких інших контрактів, які ми уклали з вами; (e) запобігання фізичним травмам або іншій шкоді будь-якій фізичній або юридичній особі, включаючи вас та представників громадськості.
Постачальникам послуг: Ми можемо ділитися вашою особистою інформацією, щоб допомогти нам надавати наші послуги та спілкуватися з вами. До категорій постачальників послуг належать постачальники ІТ-програмного забезпечення, хостинг-провайдери та компанії, що займаються зберіганням записів. Якщо такі треті сторони є обробниками, вони зобов’язані за договором використовувати інформацію лише для надання нам своїх послуг і не мають права використовувати її для власних цілей.
Реорганізація бізнесу: У випадках, коли наш бізнес підлягає реорганізації, наприклад, злиттю або придбанню деяких або всіх його активів, нам, відповідно до наших законних інтересів, може знадобитися обмін інформацією в ході транзакції. За таких обставин ваша інформація може бути розкрита, якщо це дозволено чинним законодавством, у зв’язку з корпоративною реструктуризацією, продажем або переуступкою активів, злиттям або іншими змінами контролю або фінансового стану GMS.
Передача даних
У певних випадках нам необхідно передати вашу інформацію одержувачам за межами Європейської економічної зони (ЄЕЗ), наприклад, коли це необхідно для надання юридичних послуг нашому клієнту та виконання наших Умов надання послуг. Наприклад, ми можемо передати вашу інформацію іншим юридичним фірмам, експертам або афілійованим особам GMS, розташованим за межами ЄЕЗ.
Якщо ми передаємо вашу інформацію, ми робимо це відповідно до законодавства ЄС про захист даних. Ми передаємо особисту інформацію в ці країни тільки тоді, коли це необхідно для надання послуг, які ми вам надаємо, або це необхідно для встановлення, здійснення або захисту юридичних претензій, або за умови дотримання гарантій, які забезпечують захист вашої інформації. Ми можемо покладатися на різні правові механізми для забезпечення законності передачі даних. Якщо одержувач знаходиться в країні, яку Європейська Комісія не вважає “адекватною”, ми можемо укласти з ним “стандартні договірні умови”. Це контракти, які містять стандартні зобов’язання, затверджені Європейською комісією, що захищають конфіденційність і безпеку переданої інформації. Для одержувачів у Сполучених Штатах ми можемо також покладатися на угоду про захист конфіденційності між ЄС і США, якщо такі одержувачі сертифіковані для отримання вашої інформації в рамках програми Privacy Shield.
Зверніть увагу, що захист конфіденційності та права органів влади на доступ до вашої інформації в деяких з цих країн можуть відрізнятися від тих, що діють у вашій країні. Ми передаватимемо інформацію лише в межах, дозволених законом.
Для отримання додаткової інформації, включаючи отримання копії документів, що використовуються для захисту вашої інформації, будь ласка, зв’яжіться з нами за адресою gms@goodmurraysmith.ie.
Утримання
Ми можемо зберігати вашу інформацію стільки часу, скільки необхідно для цілей, викладених у цьому Повідомленні, в тому числі для виконання будь-яких юридичних, бухгалтерських або звітних вимог, а також, якщо це необхідно для GMS для пред’явлення або захисту від судових позовів, до кінця відповідного періоду зберігання або до врегулювання відповідних позовів. При визначенні терміну зберігання файлів клієнтів ми беремо до уваги рекомендації Ірландського юридичного товариства (Law Society of Ireland). Ми також маємо певні юридичні зобов’язання зберігати певну інформацію протягом певних періодів, наприклад, інформацію щодо протидії відмиванню коштів. Ми зберігаємо записи з камер відеоспостереження протягом 30 днів, якщо тільки в конкретному випадку немає підстав зберігати їх довше.
Для визначення відповідного періоду зберігання персональних даних ми враховуємо обсяг, характер і чутливість персональних даних, потенційний ризик заподіяння шкоди в результаті несанкціонованого використання або розголошення ваших персональних даних, цілі, для яких ми обробляємо ваші персональні дані, і чи можемо ми досягти цих цілей іншими способами, а також застосовні законодавчі вимоги. Ми також враховуємо регуляторні вимоги та вказівки юридичної спільноти, якщо це доречно.
Ваші права
Ви маєте низку прав щодо вашої інформації, яку ми обробляємо. Щоб скористатися цими правами, будь ласка, зв’яжіться з нами за адресою gms@goodmurraysmith.ie
Хоча деякі з цих прав застосовуються загалом, певні права діють лише за певних обставин. Ми описуємо ці права нижче.
Доступ: Ви маєте право вимагати доступ до вашої інформації, яку ми контролюємо.
Перенесення даних: Ви маєте право вимагати, щоб деяка ваша особиста інформація, яку ви спочатку надали нам, була повернута вам або іншому контролеру в загальноприйнятому машинозчитуваному форматі.
Виправлення, обмеження та видалення: Ви маєте право попросити нас обмежити обробку вашої інформації, виправити або видалити вашу інформацію. Зверніть увагу, що, незважаючи на запит на видалення, ми можемо продовжувати обробляти вашу інформацію, якщо у нас є на це законні підстави.
Заперечення: Якщо ми обробляємо вашу інформацію на основі наших законних інтересів, описаних вище, або в інтересах суспільства, ви можете заперечити проти цього за певних обставин. У таких випадках, якщо це передбачено законом, ми припинимо обробку вашої інформації, якщо тільки у нас не буде вагомих законних підстав для продовження обробки або якщо вона необхідна з юридичних причин. Якщо ми використовуємо ваші дані для прямого маркетингу, ви завжди можете заперечити, скориставшись посиланням для відписки в таких повідомленнях або зв’язавшись з нами за адресою gms@goodmurraysmith.ie.
Відкликати згоду: Якщо ви раніше надали свою згоду, ви маєте право відкликати свою згоду на обробку нами вашої інформації в будь-який час. Наприклад, ви можете відкликати свою згоду на маркетингову розсилку електронною поштою, скориставшись посиланням для відписки в таких повідомленнях або зв’язавшись з нами за адресою gms@goodmurraysmith.ie. У деяких випадках ми можемо продовжувати обробляти вашу інформацію після того, як ви відкликали згоду, якщо у нас є на це законні підстави або якщо ваше відкликання згоди обмежувалося певними видами обробки.
Подати скаргу: Ви маєте право подати скаргу на використання нами вашої інформації до місцевого наглядового органу або до наглядового органу GMS – Ірландської комісії із захисту даних.
На ці права поширюється низка винятків, передбачених законом. Наприклад, ірландський Закон про захист даних 2018 року передбачає, що певні ваші права, передбачені GDPR та Законом про захист даних 2018 року (наприклад, право доступу та заперечення), не можуть застосовуватися: до персональних даних, які обробляються з метою пошуку, отримання або надання юридичної консультації; до персональних даних, щодо яких може бути заявлено вимогу про привілей з метою або в ході судового розгляду, включаючи персональні дані, що складаються з комунікації між клієнтом та його юридичними радниками або між цими радниками, або якщо здійснення таких прав або виконання таких обов’язків становило б неповагу до суду.
Послуги третіх осіб
Наші веб-сайти, домени та додатки можуть містити посилання на інші веб-сайти та сервіси, які управляються та контролюються третіми сторонами. Будь ласка, зверніть увагу, що це Повідомлення не застосовується в таких випадках, і ми не несемо відповідальності за політику конфіденційності таких третіх осіб.
Внесення змін до Повідомлення
Час від часу ми можемо вносити зміни до цього Повідомлення. Це може статися, наприклад, коли ми вносимо зміни до Сервісів. Якщо ми внесемо суттєві зміни до Повідомлення, ми вживемо заходів, щоб повідомити вас про це, наприклад, розмістивши повідомлення на нашому веб-сайті. Востаннє Повідомлення було оновлено на дату, зазначену нижче.
Зв’яжіться з нами
Якщо ви хочете скористатися своїми правами (описаними вище) або якщо у вас виникли запитання щодо цього Повідомлення, будь ласка, зв’яжіться з нами наступним чином:
Конфіденційність даних
Good & Murray Smith
Grafton Buildings
Графтон-стріт, 34
Дублін 2
D02 XY06
+353 (1) 7644100 | gms@goodmurraysmith.ie
